Pengelolaan surat masuk

Prosedur pengelolaan surat masuk

A.      Penerimaan surat

Sebaiknya semua penerima surat masuk di tangani oleh suatu unit tersendiri, yaitu unit kearsipan. Menurut cara pengiriman nya, penerimaan surat di bedakan menjadi :

1.       Surat-surat yang di terima melalui pos dan Telkom

2.       Surat surat yang diterima melalui pengantar surat,kurir atau caraka dari kantor pengirim. Pengiriman surat yang tidak sesuai prosedur atau surat yang di terima langsung oleh pejabat yang bersangkutan atau unit kerja yang bersangkutan maka pejabat atau unit kerja yang menerima surat surat tersebut harus segera memberitahukan kepada unit kearsipan agar dapat diadakan pencatatan seperlu nya sesuai dengan ketentuan atau prosedur yang di tentukan

B.      Penyortiran surat

Adalah kegiatan memisahkan surat-surat yang diterima dari kantor/instansi lain ke dalam kelompok atau golongan golongan yang telah di tentukan. Surat dapat dipilih berdasarkan :

1.       Unit organisasi

Surat-surat di kelompokan menurut tujuan surat,yaitu kepada pimpinan dan unit organisasi dimana surat itu di tujukan

2.       Macam nya

Surat-surat di kelompokan menurut kelompok surat dinas, wesel, giro,surat pribadi , surat dinas, dll.

3.       Klasifikasi

Pemilihan selanjutnya, terutama surat-surat dinas di kelompokan menurut surat kila/sangat segera ( harus di terima dalam waktu 1x24 jam), surat segera ( diterima max 2x24 jam), dan biasa maksimal 5 hari harus diterima

4.       Kualifikasi

Selanjutnya surat dikelompokan menurut :

Surat sangat rahasia ( kode SR = membahayakan keselamatan negara ), surat rahasia ( kode R = menimbulkan kerugian Negara), surat terbatas/konfidensial ( kode K = hanya di ketahui pejabat tertentu), surat biasa ( kode B ).

5.       Urgensi

Surat surat ini di kelompokan teleks, faksmile,telegram,radiogram,surat kawat.

C.      Pencatatan di buku agenda masuk surat yang sudah di olah selanjutnya dicatat dalam buku agenda menurut klasifikasi dan kualifikasi masing masing surat. contohnya dibawah ini :

·         Tanggal penerimaan surat masuk

·         Nomer urut agenda tanggal dan nomer kode surat masuk alamat pengiriman,hal,lampiran,isi disposisi, Ket.

D.      Penyampaian atau pendistribusian surat setelah surat surat di catat dalam buku agenda kemudian surat surat itu di kirim kepada pihak yang di tuju oleh surat surat tersebut. Surat untuk pimpinan disampaikan kepada sekretaris pimpinan dan surat surat untuk pejabat atau unit disampaikan kepada petugas atau sekretaris pejabat yang bersangkutan.

E.       Penyimpanan surat

Sistem penyimpanan yang sesuai diantaranya :

·         Sistem abjad

·         Sistem masalah

·         Sistem nomor

·         Sistem tanggal,hari,bulan,kode

·         Sistem wilayah